Emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatório para todo empreendedor? Entenda como fazer!

A nota fiscal é um documento fiscal extremamente importante para as empresas no Brasil. Muitos empreendedores, independentemente do porte do negócio comercial, ainda têm algumas dúvidas sobre o tema. 

No entanto, entender exatamente como este documento funciona, sua importância e quando é necessário emiti-lo é fundamental para que a empresa atue dentro da lei, sem maiores problemas financeiros, fiscais e com a justiça.

É por isso que preparamos este conteúdo. Vamos explicar o que é a nota fiscal, como ela funciona e qual empreendedor é obrigado a emiti-la no dia a dia. Com todas as informações em mãos, será mais fácil manter a empresa funcionando legalmente e com saúde financeira. 

A seguir, acompanhe tudo que precisa saber sobre a nota fiscal. Vamos começar pelo mais simples, o que é este documento?

O que é a nota fiscal, para que este documento serve?

Existe uma enorme quantidade de pessoas que não sabem o que é este documento de fato. Embora tenhamos contato com a nota fiscal no dia a dia, ao realizar alguma compra ou venda, o conceito ainda é muito vago na mente da população – e empreendedores de todo o país. 

Basicamente, a nota fiscal é usada para fazer o registro de uma transferência de um bem ou uma prestação de serviço por uma empresa a uma pessoa física ou outra jurídica. 

Ou seja, a nota fiscal é o documento oficial usado para comprovar que houve uma transação comercial entre duas partes. Isto é, quando uma venda de produtos ou a execução de serviços é realizada e paga.

Ao realizarmos uma compra no mercado, por exemplo, o caixa sempre faz a seguinte pergunta: “deseja a sua via da nota fiscal?”. Este documento nada mais é do que um meio de fiscalização do que está sendo vendido e dos tributos a serem pagos pela empresa.

Em resumo, podemos dizer que a nota fiscal é uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica. Mas, por que um simples documento é tão importante? 

A nota fiscal é um documento que pode ser utilizado para diversas finalidades essenciais para uma empresa, como na área de contabilidade para calcular os impostos da marca e pelo financeiro ao realizar uma estimativa de faturamento. 

Além de ser usada no setor de estoque do comércio para organizar as entregas, produção, pedidos e demandas.

No âmbito fiscal, ao não emitir essa nota, a empresa pode enfrentar sérios problemas, como desorganização financeira e ainda pior, configurar um crime de sonegação fiscal.

É obrigatório emitir a nota fiscal?

Sim! Como esse documento fiscal é usado para realizar a prestação de contas e comprovações ao pagar impostos ao Estado, a emissão da nota é obrigatória para todas as empresas do Brasil.

Todo empreendedor deve emiti-la ao fazer qualquer operação financeira, como venda de produtos, prestação de serviços, entre outras. A obrigatoriedade vale para todos, seja microempreendedores individuais (MEIs), microempreendedor (ME), empresas de pequeno porte (EPPs), grandes corporações, multinacionais, etc.

Há apenas uma exceção nessa obrigatoriedade, que é para o MEI que presta serviço ou vende o produto para uma pessoa física. Se a operação for com outra empresa, neste caso, o MEI será obrigado a emitir a nota.

Para o microempreendedor individual, existem alguns modelos de nota fiscal atualmente, que são a Nota Fiscal Avulsa, a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica e as Notas Fiscais Eletrônicas.

Lembrando que as notas fiscais devem ser armazenadas por até 5 anos, dependendo da exigência de cada estado do país.

Sendo assim, a questão que resta é: como emitir nota fiscal?

Torne a emissão de notas fiscais menos burocráticas com a NF-e

Antigamente, emitir uma nota fiscal era muito mais complexo e burocrático – além de ser um péssimo hábito para o meio ambiente. A emissão manual exigia uma grande quantidade de papéis, tempo e esforço dos empreendedores. 

Agora, esse processo é mais simples. Com a NF-e, a emissão pode ser feita em pouco tempo, no ambiente virtual, sem gastar nenhuma folha. Este é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços.

Ou seja, é a versão digital da comum nota fiscal. A NF-e substitui a enorme quantidade de papéis que eram necessários para fazer a emissão manualmente, entre outros desafios do processo antigo.

Como fazer? A Nota Fiscal de Produto (NF-e) é emitida pelo software da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, o qual pode ser instalado no computador da empresa gratuitamente.  

Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) é criada no site da prefeitura correspondente. O certificado digital NF-e é uma solução para tornar este processo de emissão mais seguro, permitindo que a empresa deixe essa função com apenas alguns funcionários.

Somente eles terão acesso aos dados, assinatura digital e poderão realizar este procedimento – o que dá mais segurança para a operação.

Para emitir o certificado NF-e e facilitar o processo de  imprimir a nf-e pela chave é preciso procurar por uma empresa certificadora, a qual dará continuidade a um processo simples de emissão da certificação.